Et si gérer ses notes de frais devenait plus simple…

Notes de Frais

… Rien qu’à évoquer le sujet, j’ai déjà perdu quelques lecteurs, d’autres ont les poils qui s’hérissent à l’idée de s’en occuper et il y a encore ceux qui se rappellent qu’ils ont deux mois de notes de frais de retard…

Mais comment faire pour enfin s’en occuper sans que ce soit si compliqué? Sortir son bon vieux excel? Choisir un outil parmi les milliers que je peux trouver sur internet?

Voici selon nous ce qu’il nous semble être le plus adapté, selon que vous soyez un entrepreneur, une entreprise ou une multinationale.

 

Lier les notes de frais à son activité:

Il nous parait tout d’abord primordial de lier les notes de frais à mon activité: en effet certains frais sont re-facturable au client. Pour bien apprécier sa marge, mais aussi pour bien suivre sa facturation, les notes de frais doivent pouvoir être imputées simplement à un client.

 

note de frais salesforce

Vos notes de frais doivent être également lier aux personnes. Dans cet exemple, nous pouvons ainsi bénéficier de la puissance de Salesforce pour lier Salesforce, au compte client, mais également à vos commerciaux ou unité commerciale et faire le reporting ad-hoc.

Dans cet exemple, nous suivons également les mouvements bancaires dans Salesforce. Il est donc plus facile de connaître le détail des notes de frais pour chaque remboursement.

 

Associer  mobilité et facilité pour mieux gérer ses notes de frais:

Bien sûr les applications mobiles ont de quoi séduire. En deux ou trois clics je peux saisir le montant de ma dépense et et prendre en photo mon ticket de caisse. Mais une fois saisies, comment je les traite? Est-ce que je peux les récupérer sous le bon format? Je dois bien souvent les retraiter et les envoyer à mon responsable pour que celles-ci soit validées, puis enfin obtenir le remboursement!

Quel avantage d’utiliser Salesforce dans la gestion de ses notes de frais ?

Je reste en mobilité avec Salesforce1. Je peux saisir mes notes de frais directement depuis mon mobile ou ma tablette en mobilité. Celles-ci peuvent être directement suivies et validées par mon responsable, en mobilité ou au bureau, et déclencher l’autorisation de remboursement.
note de frais salesforce1

Les applications spécialisées pour industrialiser votre démarches:

Pour la gestion et le suivi des notes de frais, nous recommandons l’usage de Salesforce dans ses fonctionnalités standards. En effet, le standard de Salesforce est suffisant pour une gestion simple des notes de frais avec le paramétrage et la configuration correspondant à vos processus. Vous pouvez rapidement le paramétrer vous même, ou bien nous contacter pour vous guider dans cette étape.

Vous pouvez également opter pour des applications prêtes à l’emploi, comme Concur ou Expensify disponible sur l’Appexchange. Celles-ci moyennant un coût licence par mois par utilisateur vous permettent de suivre dans Salesforce ou sur leur solution métier propre le suivi de vos dépenses.

Conclusion:

Nous préconisons l’usage de Salesforce pour répondre à vos besoins de gestion et de suivi des notes de frais. C’est pour nous ce qui existe de plus simple, de plus facile à utiliser tout en restant dans l’environnement de travail Salesforce. Cela s’adapte à votre entreprise très facilement, dans le standard de Salesforce, quelque soit la taille de votre structure. Si vous êtes déjà client Salesforce, votre administrateur pourra le paramétrer sur votre plateforme ou bien vous pouvez faire appel à euraNov. Si vous n’êtes pas encore client Salesforce, c’est le moment!

Cet article a été publié par:

euraNov avec baseline salesforce consulting transp

 

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